~ 영어 이메일 작성할 때 마다 구글 뒤지는 노가다를 줄이기 위한 정리 ~
0.이메일 주소 물어보기
1.제목(Subject)
2.인사(Greetings)
3.본문(Body)
4.끝인사(Sign Off)
5.발신인/서명(Signature)
0. 이메일 주소 물어보기
- Can I have your E-mail address?
- May I have your E-mail address?
- Let me know your E-mail address.
~ 내 이메일 주소 알려줄 때 ~
- My E-mail address is ~
- It's ~
@ : at
_ : underscore
1. 제목(Subject)
: 본문의 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 간결한 명사형태로 작성
지나치게 짧은 제목이나 ‘!’ 등의 비격식적인 기호의 사용은 스팸 메일로 처리될 수 있으므로 유의
1) 상대방의 도움을 요청하는 경우
- Inquiry about ~
- Request for ~
Request for Quotation 견적 의뢰
Inquiry about your Product 제품에 대한 문의
Question about your product 제품 문의
Urgent Request Concerning Your Invoice 송장 관련 긴급 요청
2) 회의 참여를 유도하는 경우
- Invitation ~
- Meeting ~
Meeting Confirmation for March 10th 3월 10일 회의 확인
Invitation for April 15th Conference 4월 15일 회의 일정
3) 미팅 or 고객 상담 끝난 직후, 만남에 대한 감사를 표현하는 경우
- Thank you for meeting with us.
Thank you for your inquiry. 문의해 주셔서 감사합니다.
Tip. 메일 내용의 긴급성, 중요도 표시
* 제목 앞에 *
[Important] : 중요 메시지일 경우
[Urgent] : 긴급하여 바로 처리가 필요할 경우 ( ※ 너무 남발하지 X)
[Action Required] : 수신자가 반드시 실행을 해야 하는 경우
[Must Read] : 반드시 읽어야만 하는 메일일 경우
2. 인사(Greetings)
1) 수신인 호칭 : 직급 or 이름
- Dear + 직급
- Dear Mr. / Mrs. / Ms. + 이름 (※ Mrs. 기혼 / Ms. 미혼)
- To whom it may concern ( ※ Dear Sir / Madam도 가능) : 회사의 부서 or 그룹 전체에 발신하여 수신인의 이름이 명확하지 않거나 모르는 경우 -> (?)스팸으로 오해하니 절대 쓰지말라는 내용도 있음
Tip. 서두 호칭 이후 콜론(:) or 쉼표(,) - 자신과 상대방과의 관계에 따라 선택 가능
콜론(:) : 상대방에게 처음으로 편지를 쓰는 경우나 이메일을 받는 사람이 자신보다 윗 사람인 경우와 같이 적절한 격식이 필요한 사이일 경우
쉼표(,) : 상대방과 친분이 있거나 이미 이메일을 주고받은 경우 or 상대방의 이메일이 쉼표로 시작하는 경우라면 답변 시에 동일하게 쉼표를 사용해도 무방
Tip. 다수에게 메일을 발송할 때
Dear A,
Dear B,
Dear C,
또는 Dear All,
※ Dear A, B, and C, 라고 쓰지 않음
cf. 영어 직급명칭 정리
3. 본문(Body)
: 본문에 전달하고자 하는 메시지를 간결하게 요점화하여 작성. 문의 내용이 길고 어려운 경우, 본문의 시작에 한줄정도 메일의 목적을 정확히 밝힘. 만약 첨부 파일의 확인을 요청하거나 상대방의 승인이 필요한 경우라면, 본문에 자신의 요구 사항을 구체화하여 작성.
0) 인사표현
- How are you?
- How are you doing?
- How have you been?
- Hope you are doing well. 잘 지내고 계시길 바랍니다.
- Hope everthing is good. 모든 일이 잘 되길 바랍니다.
1) 감사표현 : 상대방에 대한 호의를 표현한다면 격식 있는 영문 이메일을 작성가능
- Thank you for ~
- I appreciate ~
Thank you for contacting our company. 문의해 주셔서 감사합니다.
Thank you for meeting. 만나 주셔서 감사합니다.
Thank you for your help. 도와주셔서 감사합니다.
We appreciate your interest. 관심 가져주셔서 대단히 감사히 생각합니다.
2) 목적 말하기 : 영어 이메일을 작성 시 하나의 용건만 포함하되, 제목을 통해 본문의 의도가 명확하게 드러날 수 있도록 정리
- I'm writing to confirm our schedule ~
- I'm writing to 목적 ~
- I'm contacting you to ~
- I'm emailing you about(regarding / concerning) ~
- I'm sending this email to ~
I'm writing to ask a favor. 부탁 하나 하려고 이렇게 메일 보냅니다.
I'm writing to inquire about your product. 귀사의 제품에 대해 문의드립니다.
I'm writing in reference to next week's meeting. 다음 주 회의와 관련하여 메일을 드립니다.
I'm writing in response to ~ ~에 대한 회신입니다.
~ to arrange a meeting with you, 미팅 일정을 잡기 위해
~ to reschedule a meeting with you. 미팅 일정을 변경하기 위해
~ to suggest a joint project with your company. 함께 할 프로젝트 제안을 위해
2-1) 반가운 소식 전할 때
- I have some good news for you.
- I'm pleased to inform you that we have decided to do business with your company
- It's great to hear that you have decided to extend your contract with us
2-2) 좋지 않은 소식 전할 때
- I'm sorry to inform you that ~
- We regret to inform you that ~
3) 부탁 및 제안 : 상사의 도움이나 협력을 요청하는 경우, 이메일에 Please와 함께 한 문장만 포함한다면 다소 강경하게 들릴 수 있으므로 주의
- It would be much appreciated if you could ~
- I would be grateful if you could ~
- Could you ~
- I would like ~
- I'd like ~
Could you send me an estimate? 견적서를 보내주시겠어요?
I would like to receive reply by noon. 정오까지 답변을 받기를 원합니다.
I'd like to send you some books. 책 몇 권을 보내드리고 싶어요.
3-1) 이메일 요청 : 이메일 요청 or 답변을 이메일로 받고 싶은 경우
- Please Email me. 저에게 이메일 보내주세요.
- Email to me. 저에게 이메일 보내주세요.
- Can you email it to me? 저에게 이메일 보내주실 수 있어요?
- You can send it to my Email address. 제 이메일 주소로 보내주세요.
- I haven't received your Email. 아직 당신이 보낸 이메일 받지 못했어요.
- Please reply to my email. 메일로 답변을 주세요.
I would appreciate it if you could reply as soon as possible.
가능한 빨리 회신 주시면 감사하겠습니다.
I would be grateful if you could send me email.
메일로 연락 주시면 감사하겠습니다.
4) 파일 첨부
- We are enclosing ~
- The copy of oo is enclosed herwith.
- Here is ~
- I've attached ~
- I'm sharing ~ with you.
~ 파일 잘못보낸 경우 ~
So sorry. I sent the wrong file. Please disregard the previous document. See new atachment. Thank you.
~ 파일 확인 부탁 ~
I'll appreciate if you check the attachment file.
4. 끝인사(Sign Off)
: 송신인 이름 앞에 간단히 한 문장을 덧붙여 끝인사
1) 끝맺음 문장
- Thank you for your reply.
회신 감사합니다. - I appreciate your quick response.
빠른 회신 감사합니다. - Thank you very much for your time.
시간을 내주셔서 감사합니다. - I appreciate your time and consideration.
시간을 내주셔서 감사합니다.
- I look forward to hearing from you.
회신 기다리겠습니다. - If you have any questions, do not hesitate to contact me.
만약 질문이 있으시면 언제든지 연락 주시기 바랍니다. - Please feel free to ask me any questions.
질문은 언제든 문의 바랍니다. - Please feel free to contack me if you have any questions.
다른 질문 있으시면 주저하지 말고 연락 주세요. - Do not hesitate to contact me if you have any questions.
문의 사항이 있으시면 언제든지 연락 주시기 바랍니다.
- Take care of yourself.
잘 지내세요. - Please keep me posted. (= Let's keep in touch / Keep me informed. / Keep me in the loop.)
계속 연락 주세요. - I 'm looking forward to seeing you again.
다시 만날 것을 기대하고 있습니다. - I would appreciate if you could let me know when you are available.
편한 시간을 알려 주시면 감사하겠습니다.
~ 동료나 친분있는 수신인인 경우 ~
- Have a nice weekend.
좋은 주말 보내시길 바랍니다. - Have a good day.
좋은 하루 보내시길 바랍니다.
2) 맺음말(Closing)
Looking forward to talking to you soon 과 같은 마무리 문장 뒤에
- Thank you,
- Best,
- Best wishes,
- All the best,
- Sincerely,
- Respectfully,
- Yours faithfully,
- Regards,
- Best regards,
- Kind Regards,
- Warm Regards,
- Thank you and Best Regards,
- Many thanks, (상대방에게 무언가를 의뢰하는 경우 감사표현)
~ 이미 여러번 이메일을 주고받았거나 매일 커뮤니케이션이 오가는 동료 ~
- Thanks,
- Cheers,
5. 발신인/서명(Signature)
: 본인이름, 직함, 부서명, 회사명, 국가명 차례로 작성
Tip. 한글 이름 영문 작성 시, 성-이름 구별하여 작성 (호칭 혼란스럽지 않게)
ex. DDang-DDang, Kim
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